Clean desk en paperless office in de cloud

Het papierloze bureau (paperless office) is één van de filosofieën die we al sinds 2003 nastreven toen we zijn overgestapt op een digitaal opslag systeem. Wij hebben ons toen al deze belangrijke vraag gesteld: 

“Hoe kunnen wij als design agency op een creatieve manier het proces van maatschappelijk verantwoord- of duurzaam ondernemen in onze studio implementeren zonder in te boeten op een efficiënte werkomgeving en service aan onze klanten?”

Zo is alles begonnen

In 2003 zijn we al begonnen onze werkwijze en het archief in de studio te digitaliseren, maar de transitie raakte in een stroomversnelling na onze meest gelezen nieuwsbrief; Groene Binken. Deze hebben we verstuurd op 9 april 2010 (ja, wij bestaan al een paar jaar). In die nieuwsbrief stond hoe wij als design bureau Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) steeds meer implementeerden. We wilden onze abonnees informeren over hoe wij met ‘Het Nieuwe Werken’ bezig zijn.

Deze verbeteringen hebben wij toen o.a. ingezet om onze studio te optimaliseren:

• Hoofdschakelaar: In onze studio hebben we een centrale hoofdschakelaar geïnstalleerd waarop de belangrijkste elektrische apparaten aangesloten zijn. ’s Avonds schakelen we de stroom uit om energie te besparen, want ook de sluimerstand van elektrische apparaten kost geld. Daarnaast zitten de stand-alone apparaten aangesloten op stekkerdozen met aan/uit schakelaars.
• Verlichting: We zijn volledig overgestapt naar LED verlichting en spaarlampen in het complete pand. 
• Betere apparaten: We hebben oudere Macs vervangen door efficiëntere en zuinigere modellen. 
• Schonere voertuigen: Voor korte afstanden hebben we een stadsfiets en de MEIJS Motorman, onze stoere 100% elektrische brommer. Voor de stad laten we de auto namelijk liever staan. Onze oude MINI’s hebben we vervangen door nieuwe modellen met een C energielabel. Minder CO₂ uitstoot dus door onze voertuigen.
• FSC gecertificeerd drukwerk: We bestellen hoofdzakelijk FSC gecertificeerd papier via ons huisdrukkerij Andi Smart Print Solutions.
• Digitaliseren: Als we nog papieren documenten krijgen, dan digitaliseren en archiveren we die. Het papieren origineel vernietigen we in onze papierversnipperaar.

De voordelen van een paperless office

Een papierloos kantoor is een omgeving waarin papier overbodig gemaakt, of grotendeels gereduceerd is. Papieren documenten worden omgezet naar digitale bestanden, voorzien van een duidelijke titel, trefwoorden en opgeslagen in een logische mappenstructuur. Wij hebben hier ondertussen een efficiënte werkwijze voor ontwikkeld.
Het paperless office heeft betrekking op papieren bestanden van opdrachten, niet op boeken of drukwerk modellen.

Dit zijn de redenen waarom wij voor de paperless office filosofie gekozen hebben:

• Clean Desk: Het is optimaal voor een ‘Clean Desk’ waarbij alle papieren van het bureau verwijderd worden. Op z’n laatst aan het einde van de dag.
• Productiviteit: Het verhoogt de productiviteit omdat je snel vindt wat je nodig hebt.
• Toegankelijkheid: Digitale documenten kun je snel ophalen om informatie te vinden en te delen. Papier praat niet, heeft geen zoekfunctie en is dus veel omslachtiger in het dagelijkse gebruik. 
• Remote werken: Het is perfect voor werken-op-afstand omdat je feitelijk altijd je bureau bestanden digitaal beschikbaar hebt.
• Besparing: Het bespaart veel plek omdat je geen fysieke opslag meer nodig hebt.
• Milieu: Het is beter voor het milieu omdat je geen papier en opslagmateriaal gebruikt.
• AVG compliant: Doordat er geen papieren rondslingeren is gevoelige data beschermd, alles conform ons privacybeleid.

Paperless office in de cloud

Als je het paperless office combineert met de cloud, dan heb je écht een winnende combinatie. Een goed beveiligde cloud omgeving is perfect voor remote offices zoals wij. Als je op meerdere plekken werkt en onderweg vanaf je smartphone documenten kunt aanleveren, dan kun je je klanten nóg beter helpen. Het enige dat je nodig hebt is je device en een internetverbinding.

Waar staan wij nu?

Na vele jaren ontwikkeling van onze interne structuur naar Het Nieuwe Werken is dit wat we sinds 2003 bereikt hebben:

• Clean Desks: Wij hebben altijd opgeruimde bureau’s. Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimde geest.
• Toegankelijkheid: Alle belangrijke documenten zijn toegankelijk via alle devices.
• Beschikbaarheid: We hebben 24/7 alle bestanden bij de hand van actuele projecten en klanten. Oude documenten en klanten voor wie we niet meer werken zijn dieper in de cloud structuur opgeslagen en niet direct beschikbaar.
• Printerloos: Wij printen niks meer in de studio. Het enige papieren archief dat wij nog hebben is de boekhouding, maar ook daar werken we aan een papierloze oplossing.
• Digitalisatie: Als we nog papieren documenten krijgen, dan digitaliseren we die met een iPhone app die synchroniseert met de cloud. De papieren originelen vernietigen we in onze papierversnipperaar.
• Veilige cloud omgeving: De digitale opslag gebeurt bij Apple en Microsoft Windows365. Daarmee hebben we een veilige omgeving en werkwijze gecreëerd omdat opslagmedia, mappen en documenten met passwords beveiligd kunnen worden. Alles conform ons privacybeleid.
• Offline backup: Voor de zekerheid hebben we ook nog een offline backup op een beveiligde harde schijf. Zekerheid gaat boven alles!
• Voertuigen: Wij rijden uitsluitend elektrische voertuigen. Van de Meijs Motorman tot de Polestar 2.

Blijf ook op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen bij Stoere Binken Design en meld je aan voor onze nieuwsbrief. We spammen nooit, maar sturen alleen nieuwsbrieven als we iets interessants te melden hebben.